Accompagnez vos clients dans l’adoption du partage de bureau

Face à une reconnaissance croissante des avantages de la flexibilité, la transition de l’attribution fixe des postes vers le partage de bureau s’impose aujourd’hui comme la stratégie privilégiée pour optimiser l’efficacité et dynamiser les espaces de travail.

« Les économies d’espace et de coûts demeurent prioritaires pour la majorité des occupants en 2025, mais nos clients perçoivent une valeur qui va bien au-delà de ces économies, affirme Brianna Van Der Mark, directrice de la Stratégie en milieu de travail à CBRE. Le partage de bureaux représente la solution la plus efficace pour les organisations qui continuent d’adopter la flexibilité et le travail hybride. L’enjeu consiste à déployer cette approche de manière optimale — tant sur le plan quantitatif que sur celui de l’expérience collaborateur. »

Fort d ’un accompagnement auprès de centaines d’organisations ayant transformé avec succès leur environnement de travail, CBRE Stratégie en milieu de travail a élaboré un ensemble de meilleures pratiques. Ces recommandations permettent d’anticiper et gérer l’impact sur le personnel, d’orchestrer efficacement la phase de transition et de mettre en place une gouvernance garantissant la pérennité du changement.

Poser des bases solides

Définir et communiquer votre « pourquoi »
Identifiez clairement les motivations de votre entreprise pour adopter le partage de bureau : réduction des coûts, optimisation de l’espace, stimulation de la collaboration ou amélioration de l’ambiance de travail. Communiquez ces raisons de façon transparente à vos équipes pour faciliter l’acceptation du changement, renforcer la cohésion autour d’objectifs communs et favoriser l’adhésion à cette nouvelle approche.

Concevoir une stratégie d’attribution des espaces et de gouvernance
Le partage de bureau n’est pas une solution universelle. Adoptez une approche basée sur des données concrètes pour établir des ratios de partage adaptés aux spécificités des rôles, aux fonctions départementales et aux besoins particuliers de certains collaborateurs (cas exceptionnels). Mettez en place un modèle de gouvernance clair pour gérer l’attribution des espaces à l’échelle de l’organisation.

Déployer des stratégies de gestion du changement et un plan de communication
Utilisez des méthodologies éprouvées de gestion du changement pour accompagner la transition et instaurez une communication régulière avec la direction et les équipes dès le début du projet. Identifiez des ambassadeurs internes capables de promouvoir et soutenir le passage d’un modèle de propriété individuelle/d’équipe à un modèle de propriété partagée.

Optimiser et normaliser

Adapter l’espace aux divers modes de travail
Concevez votre environnement de bureau pour répondre à différents styles de travail, en intégrant que la mobilité devient la « nouvelle normalité ». Proposez une variété de configurations : postes individuels, zones de concentration et espaces collaboratifs. Investissez dans du mobilier ergonomique pour garantir le confort des collaborateurs lorsqu’ils alternent entre différents environnements de travail.

Préparer les espaces partagés
Créez un environnement neutre en supprimant les éléments personnels des bureaux pour renforcer la notion d’espace commun. Mettez à disposition des casiers ou solutions de rangement sécurisés pour les effets personnels. Encouragez la transition vers un environnement sans papier grâce à la numérisation et instaurez un système centralisé pour l’accès aux ressources partagées.

Standardiser les outils technologiques
Pour un partage efficace, équipez vos collaborateurs de technologies mobiles standardisées. Les équipements des salles de réunion et des postes de travail doivent être intuitifs et immédiatement opérationnels pour faciliter la mobilité au sein des locaux.

Créer des quartiers d’équipe
Organisez l’espace de travail en « quartiers » dédiés pour regrouper les équipes et départements. Cette organisation renforce le sentiment d’appartenance et permet aux collaborateurs de s’installer à proximité de leurs pairs et partenaires potentiels, favorisant ainsi la cohésion et les échanges. Veillez à ce que ces zones restent flexibles pour s’adapter aux évolutions organisationnelles.

Adopter, adapter, ajuster

Former et recueillir les retours
Organisez des séances de formation pour que les équipes maîtrisent le nouveau système, notamment l’utilisation des outils de réservation et les bonnes pratiques d’utilisation des espaces partagés. Mettez en place des canaux dédiés permettant aux collaborateurs d’exprimer leur expérience et de proposer des améliorations. Exploitez activement ces commentaires pour faire évoluer continuellement le dispositif.

Établir une étiquette claire
Définissez et communiquez des règles de conduite précises pour le partage d’espace : nettoyer son poste après utilisation, respecter les réservations effectuées et maintenir un niveau sonore approprié. Ces principes contribueront à créer un environnement de travail respectueux et productif pour tous.

Suivre l’occupation et optimiser en continu
Analysez régulièrement les données d’occupation et d’utilisation des espaces. Soyez agile dans l’ajustement des politiques, la configuration des quartiers et l’aménagement des postes de travail selon les tendances observées. Cette démarche d’amélioration continue garantira à vos collaborateurs une expérience de travail efficace, productive et dynamique.

À l ’heure où les organisations s’engagent dans l’adoption du partage de bureau, ces meilleures pratiques constituent un socle solide pour réussir cette transition et créer un environnement de travail à la fois flexible, collaboratif et productif.

« L’avenir du travail est flexible, mais la transition vers le partage de bureaux nécessite plus qu’une simple ouverture d’esprit, affirme Sarah Stanford, directrice de la Stratégie en milieu de travail à CBRE. Nous avons constaté que de nombreuses entreprises échouent et créent des expériences négatives pour leurs équipes faute de planification adéquate avant la mise en œuvre. Toutefois, avec une démarche stratégique et un cadre structuré, vous pouvez garantir la réussite à long terme de votre programme de partage de bureaux. »

Chaque organisation étant unique, CBRE Stratégie en milieu de travail vous accompagne dans cette transformation complexe en élaborant des solutions personnalisées qui répondent précisément à vos enjeux commerciaux, culturels et immobiliers.