6 trucs pour communiquer efficacement quand on travaille à la maison

Travailler de la maison peut être rafraîchissant pour une journée ou deux, mais, après une semaine, c’est là que les choses se compliquent.

À quelle fréquence dois-je communiquer avec mon gestionnaire? Dois-je organiser une conférence vidéo ou la messagerie instantanée suffit? Et, en fait, est-ce que je devrais regarder mon écran ou ma caméra quand je suis sur FaceTime?

Vous n’êtes pas seul à vous poser ces questions. Abandonner les interactions en personne pour un travail d’équipe à distance pose plusieurs défis, surtout quand on réalise qu’on a perdu ce qu’on tenait pour acquis - la bonne communication.

Heureusement, pour chaque nouveau défi, il existe une solution claire et efficace. On a rassemblé pour vous les six principaux moyens de communiquer efficacement de la maison. Vous allez voir, vous serez capables de poursuivre vos objectifs et même de rattraper les derniers potins avec vos collègues.

PLANIFIER SA SEMAINE

Prenez un moment pour réfléchir à la fréquence avec laquelle vous communiquer avec votre équipe. Quelle portion de votre semaine est normalement consacrée aux réunions? Est-ce que les conversations impromptues à votre bureau sont nombreuses?

Après être arrivé à une estimation approximative, que ce soit 2 ou 10 heures, pensez à la meilleure manière de répartir ce temps pendant la semaine.

Ou du moins, planifier une réunion vidéo sur une base régulière avec toute votre équipe au début de la semaine et, au besoin, des appels quotidiens avec votre gestionnaire.

Bien qu’il ne soit pas nécessaire d’être en communication constante avec votre équipe, planifier des réunions vous assure au moins que vos liens restent solides.

CHOISIR LES BONS OUTILS

Peut-être que votre entreprise possède déjà les logiciels nécessaires pour le télétravail - si c’est le cas, tant mieux. Mais c’est probable que ces outils ont été conçus pour un travail au bureau.

Après une semaine d’utilisation, vous devriez être en mesure de dire ce qui fonctionne bien et ce qui laisse à désirer.

Est-ce que votre plateforme de messagerie instantanée est efficace? Essayez de nouvelles plateformes chaque semaine, que ce soit Slack, Google, Hangouts ou Skype, puis discuter de leur efficacité, créant par la même occasion une nouvelle raison d’organiser une réunion pour votre équipe.

Vous pouvez répéter l’exercice pour les logiciels de conférences vidéo, que ce soit Zoom ou Skype, vous assurant que ces plateformes sont faciles à utiliser et favorisent la communication entre collègues.

ÊTRE PROACTIF

C’est facile quand on est sur son lieu de travail de discuter de tout et de rien avec ses collègues à son bureau, pendant le lunch, autour de la machine à café.

Ces conversations informelles permettent de forger des liens solides entre les membres d’une équipe afin de mieux se comprendre et s’entraider.

Alors, que ce soit en planifiant des appels à votre pause-café, en envoyant des photos de votre bureau à la maison, ou juste en envoyant un « Bonjour » matinal à vos collègues, soyez le premier à tendre la main. Vous serez surpris au cours des prochains jours à quel point c’est essentiel.

À FAIRE ET À NE PAS FAIRE PENDANT UNE CONFÉRENCE VIDÉO

La conférence vidéo n’est pas une nouvelle technologie, mais ça ne veut pas dire que tout le monde connaît ses bonnes pratiques.

Le point le plus important est d’être patient et d’attendre son tour pour parler. Coupez votre micro quand d’autres personnes parlent et partagez votre opinion uniquement quand il est clair que les autres participants ont terminé.

Ne vous inquiétez pas trop de votre apparence - il est plus important de vous assurer, pendant toute la durée de l’appel, de regarder et écouter les autres participants. Constamment replacer ses cheveux ou ajuster son habit pourrait être distrayant pour les membres de votre équipe.

Si possible, trouvez un endroit pour prendre l’appel où vous ne serez pas interrompu par les membres de votre maisonnée. Et, pour le meilleur éclairage possible, assurez-vous que votre source de lumière est dirigée vers votre visage, ne vous placez pas à contre-jour.

ÉTABLIR DES ATTENTES

Dans la plupart des entreprises, maintenir un horaire de travail régulier est la clé pour un télétravail réussi.

Ce n’est pas parce que vous travaillez de neuf à cinq qu’il faut organiser des appels et des conférences pendant toute cette période.

Certaines entreprises ont mis en place des principes de « Réponse en quatre heures » ou une période « Pas besoin de répondre », encourageant leurs employés à être en ligne et prêts à prendre des appels, par exemple, de 10 h à 14 h, alors que le reste de la journée de travail est consacrée à des tâches demandant plus de concentration.

Qu’importe, prenez un moment pour souhaiter une belle journée à vos collègues le matin et une bonne soirée quand vous vous déconnectez. Si vous sortez pour une petite heure, prévenez votre équipe ou changez votre statut à « Absent » afin de ne pas découvrir une tonne de nouveaux messages à votre retour.

RÉSERVER DU TEMPS POUR LA SOCIALISATION

Finalement, planifier des événements sur une base régulière pour renforcer votre esprit d’équipe est plus important que jamais.

Que ce soit de prendre un verre ensemble par conférence vidéo le vendredi soir, ou de planifier un appel régulier pour le lunch, prenez la peine de consacrer un moment dans l’horaire pour que tout le monde puisse souffler et profiter de la compagnie de ses collègues.

Pendant ces périodes difficiles, les relations solides entre collègues sont la clé de la réussite d’une entreprise. Alors, n’hésitez pas à préparer votre cocktail favori ou ouvrir une bonne bière pour discuter de votre semaine avec les autres.