CBRE, à la pointe de l'innovation dans la fin de bail

Le déménagement peut être l’une des situations les plus stressantes de la vie. Imaginez déplacer des centaines d’employés et une entreprise en activité d’un bâtiment à un autre.

L’été dernier, un important cabinet d’avocats du centre-ville de Vancouver a déménagé plusieurs étages et avait besoin d’aide pour gérer le transfert complexe de ses plus de 250 membres du personnel vers leurs nouveaux locaux.

Le cabinet a également dû vider les 80 000 pi² de mobilier et d’équipement, y compris 76 postes de travail, 13 salles de réunion, un système de stockage de dossiers à haute densité et le mobilier de 134 bureaux.

Une fois l’espace vidé, il a fallu le remettre en état.

Ce type de travail dépasse les capacités de la plupart des locataires, sans parler d’un cabinet d’avocats en pleine activité. C’est pourquoi ils ont fait appel à l’équipe de Jason Shanks, de CBRE, basé à Vancouver.

En tant que directeur associé de la gestion de la transition et du déménagement des entreprises, Jason Shanks a coordonné tous les aspects nécessaires au projet. Cela inclut la gestion du personnel, des installations, du mobilier, des déménageurs et des biens. Son équipe a également collaboré avec des prestataires de services pour les technologies de l’information, les téléphones, la signalisation, les déménagements, les revendeurs de meubles d’occasion et les sociétés de récupération.

« Choisir les bons fournisseurs pour un projet peut avoir des retombées significatives sur les coûts du projet et les économies réalisées par le client, déclare Jason, et cela peut également démontrer un engagement en faveur d’une gestion durable de l’environnement ».

« Il pourrait sembler pratique de faire appel à un seul fournisseur pour tous ces aspects, mais nous préférons engager plusieurs fournisseurs, chacun spécialisé dans son domaine respectif. »

« Cette approche nous permet non seulement de réaliser les économies les plus importantes, mais elle nous permet également de réduire davantage la quantité de déchets envoyés en décharge, en accord avec notre engagement en matière de durabilité environnementale et de facteurs ESG. »

Au final, l’équipe de Jason a permis au cabinet d’avocats d’économiser 8 500 dollars en frais d’élimination et de récupérer 40 500 livres de mobilier de bureau. Une grande partie de ce mobilier a été donnée à plusieurs organismes de bienfaisance.

« Ce résultat exceptionnel pour le client démontre la force et les avantages en termes de coûts d’avoir CBRE comme partenaire pour la gestion globale des déménagements », explique Jason.

Tout doit disparaître

Avec les entreprises qui redimensionnent leurs bureaux après la pandémie et une augmentation du nombre de bureaux inoccupés, le travail spécialisé dans lequel Jason et les autres experts de la gestion de la transition et du déménagement des entreprises de CBRE se sont spécialisés connaît une croissance sensible.

Traditionnellement, la gestion des déménagements consistait à transférer un client vers un nouvel emplacement. Ce qui restait dans l’ancien local après le déménagement était le mobilier, les installations et les équipements inutilisés.

Cependant, avec l’évolution des milieux de travail d’après pandémie et la priorité accordée aux facteurs ESG par la plupart des entreprises, la désaffectation des bureaux inoccupés est souvent plus complexe que le déménagement lui-même, et les coûts peuvent être considérables.

L’élimination des déchets électroniques, tels que les câbles et conduits, l’éclairage, les grands systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation, ainsi que la recherche d’un nouvel emplacement pour le mobilier et les installations laissés sur place, nécessitent une expertise spécialisée.

De plus en plus, les équipes spécialisées de CBRE dans la gestion des transitions et des déménagements conseillent sur la stratégie de résiliation des baux et négocient au nom du client.

« Le soutien classique aux déménagements a pris de l’ampleur pour notre équipe », indique Andrew Bridel, directeur, Gestion de la transition et du déménagement des entreprises à CBRE.

Une fois le déménagement terminé, les exigences liées à la fin du bail étaient généralement laissées à la charge du client, et la plupart d’entre eux ne savaient pas par où commencer.

« Nous expliquons à nos clients que la planification de leur déménagement est le moment idéal pour également planifier leur stratégie de sortie de bail. CBRE dispose de nombreux partenaires idéalement positionnés pour soutenir ce processus. »

« En identifiant et en sélectionnant les bons fournisseurs, notre équipe gère et satisfait avec succès les exigences du locataire tout en répondant aux attentes du bailleur. »

Une seconde vie pour le mobilier

Lorsque les entreprises déménagent vers de nouveaux locaux, il est fréquent qu’elles laissent leur mobilier derrière elles. Au lieu de le démonter et de l’envoyer à la déchetterie, les équipes de gestion des déménagements de CBRE considèrent qu’il existe une formidable occasion pour l’industrie de l’immobilier commercial de prioriser la réduction des émissions de gaz à effet de serre, le recyclage des déchets et la réaffectation des actifs grâce à des stratégies de sortie de bail responsables.

Andrew souligne : « Comme CBRE, nous nous appuyons sur nos précieux partenaires pour proposer des solutions durables en matière de recyclage des déchets. Souvent, ces actifs ont une valeur sur le marché de la réutilisation des meubles, qu’il s’agisse de dons ou de recyclage. »

« Cette valeur peut être utilisée pour compenser les coûts physiques associés à l’enlèvement de ces articles et peut être présentée sous la forme d’un rapport de durabilité de l’entreprise. Ce rapport indique le pourcentage de déchets détournés de la mise en décharge et les endroits où ces actifs ont été réorientés. »

« Ce type de soutien est désormais une attente de nos clients. Il ne s’agit plus d’une option facultative. »

Sans oublier le secteur industriel

Si le démantèlement des bureaux est ce qui attire le plus l’attention, il est également important de noter que l’immobilier industriel joue un rôle significatif dans notre activité, comme l’a souligné Jason.

« Il ne faut pas négliger le démontage et la vente d’actifs dans le secteur industriel, y compris la production et les laboratoires scientifiques. Ce sont des aspects centraux pour nous. Chacun d’entre eux nécessite une expertise spécifique lorsqu’il s’agit de gérer un projet de relocalisation, car le nettoyage d’un espace lorsqu’un locataire décide de partir peut être un processus coûteux et chronophage. »

« Les locataires ne sont pas aussi confiants lorsqu’il s’agit de la désaffectation de leur local et de la cession d’actifs, ajoute-t-il. C’est là que CBRE peut jouer un rôle précieux. »

« Nous avons constaté que lorsque nous proposons ces services, les clients se sentent plus à l’aise. La plupart d’entre eux ne veulent pas s’occuper de ce genre de choses et, honnêtement, ils se sentent souvent intimidés par l’ensemble du processus. Ils préfèrent qu’on leur confie une solution clé en main pour régler les détails et résoudre tous les problèmes tout au long du projet. »

« Et nous sommes plus qu’heureux de les servir. »