Le bureau de demain, c’est quoi?

C’est la question qui préoccupe la plupart de ceux qui travaillent dans le monde de l’immobilier commercial à l’heure actuelle : de quoi l’avenir des bureaux sera-t-il fait?

Loren Bergmann, directrice générale des Stratégies en milieu de travail, et Lisa Fulford-Roy, première vice-présidente de la Stratégie client de CBRE, en ont toutes les deux une meilleure idée que la plupart d’entre nous. Jour après jour, elles travaillent en collaboration avec des clients qui occupent des bureaux et qui se demandent comment configurer leur milieu de travail pour respecter les normes postpandémiques et s’adapter à l’évolution des styles de travail.

Loren Bergmann, Lisa Fulford-Roy et leurs collègues ont l’avantage d’être connectés au réseau mondial d’experts de la stratégie en milieux de travail de CBRE, ce qui leur donne accès à des renseignements privilégiés, glanés un peu partout dans le monde, par exemple dans la région de l’AsiePacifique et dans la région de l’EMOA, qui sont plus avancées dans la réintégration des milieux de travail.

« Notre équipe mondiale n’a jamais été si bien connectée, ce qui change complètement la donne, explique Loren Bergmann. Nous sommes les témoins privilégiés de l’évolution qui se déroule aux avantpostes partout dans le monde, ce qui nous guide dans nos entretiens avec les clients ici au Canada. »

Quand la tech adore les bureaux…

Si Manhattan est aux prises avec une pléthore de bureaux vacants, Loren Bergmann fait observer que Facebook et Apple, géants de la technologie, ont annoncé des plans pour accroître la superficie de leurs bureaux dans cette ville.

« Ça m’intrigue, puisque la technologie a toujours été la force motrice et que les autres secteurs emboîtent généralement le pas, confietelle. Si ces grandes entreprises technologiques s’engagent à louer ou à acheter de nouveaux bureaux, c’est qu’à leur avis, la demande est toujours aussi forte pour ceux qui souhaitent travailler dans les mêmes locaux. »

Google a annoncé qu’à partir de septembre, elle encouragerait les employés à travailler dans les bureaux au moins trois jours par semaine. « Qui de mieux que Google peut mesurer l’efficacité du travail d’équipe? interroge Loren Bergmann. J’ai tendance à croire qu’elle sait ce qu’il faut faire pour mettre sur pied des équipes qui réussissent. »

Ce ne sont pas les anecdotes qui manquent à propos des employés recrutés pendant la pandémie qui ont de la difficulté à s’intégrer dans des équipes en télétravail. D’après un récent sondage mené par CBRE auprès de plus de 1 000 employés de bureau, on sait parfaitement ce que les employés valorisent le plus dans les bureaux à la lumière du télétravail effectué pendant la pandémie. Les employés ont fait savoir que les rencontres avec les collègues (38 %), les réunions en présentiel (33 %) et la collaboration en présentiel (32 %) sont les premiers avantages de travailler dans un bureau. « Ces chiffres ne viennent que confirmer que le bureau continuera d’être une pièce maîtresse de la culture et reste essentiel à l’échange des connaissances », précise Loren Bergmann.

L’expÉrience des employÉs

Comment l’entreprise faitelle pour calculer la superficie qu’il lui faudra dans cette nouvelle réalité? Tout dépend des locataires et du marché. « Tout le monde est dans le même bain quand il s’agit de savoir comment fonctionnera le nouveau milieu de travail; or, les solutions sont nuancées et propres à chaque client, déclare Lisa Fulford-Roy. Plus que jamais, la solution universelle n’existe pas. Il faut des solutions sur mesure et flexibles. »

La superficie dont l’entreprise a besoin est déterminée par le rôle que jouera à son avis le milieu de travail dans un nouveau modèle hybride. « La plupart des entreprises veulent offrir aux employés une expérience très agréable dans les bureaux, précise Lisa Fulford-Roy. Le nouveau milieu de travail vise à promouvoir la culture et à renforcer l’image de marque de l’entreprise, grâce à des infrastructures de travail en équipe qui favoriseront la collaboration. »

L’option qui permet de travailler deux ou trois jours par semaine dans les bureaux et les autres jours à la maison est « extrêmement populaire à l’heure actuelle auprès de la plupart de nos clients », confirme Loren Bergmann. Or, quel sera l’impact de la progression du télétravail sur les plans d’aménagement des bureaux et sur la répartition de la superficie? Elle s’attend à ce que la plupart des entreprises aient besoin de la même superficie qu’avant, sauf qu’elle sera réaménagée, en insistant beaucoup plus sur les espaces partagés (cuisinette, salons et zones de collaboration) plutôt que sur les bureaux individuels comme les postes de travail, destinés à être remplacés par les bureaux partagés dans un modèle hybride qui favorise un environnement de travail axé sur les activités.

Les clients qui ont déjà conclu des baux à plus long terme ou qui doivent prendre incessamment des décisions immobilières se penchent sur les changements à apporter à leur milieu de travail en tenant compte de l’évolution des attentes des employés, des impératifs de la collaboration et des nouvelles méthodes de travail. Pour beaucoup, il s’agit de revalider les espaces de collaboration et de travail spécialisés, en plus d’adopter un large éventail de solutions technologiques pour offrir aux employés une expérience fluide. Les clients pensent à des logiciels de réservation pour gérer la demande de locaux, faciliter la réservation et retrouver les collègues dans un environnement sans adresse. L’optimisation de ce que l’on appelle la « collaboration mi-présentielle, mi-distancielle », pour s’assurer que les employés sont sur un pied d’égalité, qu’ils sont consultés et qu’ils peuvent apporter leur contribution, quel que soit l’endroit où ils travaillent, à la différence de la participation virtuelle avant la COVID-19, fait partie des autres considérations du travail hybride.

La polyvalence : l’infrastructure de demain

Un récent sondage mené auprès de la clientèle de CBRE nous apprend que 81 % des répondants s’attendent à ce qu’au moins la moitié de leur effectif travaille désormais dans les bureaux et que 83 % des entreprises sondées déclarent qu’elles s’attendent à ce que le milieu de travail soit davantage un environnement partagé.

« On se servira du bureau pour se réunir et bâtir la confiance. C’est pourquoi il faut des locaux qui permettent aux employés de se réunir, de créer, d’innover et de travailler en collaboration, ce qui oblige à prévoir d’autres locaux que la salle de réunion type, explique Loren Bergmann. Les locaux à usage de bureaux seront moins statiques qu’avant. On pensera à des aménagements transformables et reconfigurables. Les postes de travail seront moins complexes, ce qui permettra de convertir l’espace ou d’emporter le mobilier si l’entreprise se développe et déménage.

La polyvalence sera essentielle dans le nouveau milieu de travail. La microarchitecture est une solution qui retient l’attention : il s’agit des composants que l’on pourra déplacer dans le milieu de travail ou emporter si le bail arrive à expiration dans quelques années. « Les modifications architecturales permettront aux locataires qui ont des baux de longue durée d’apporter les changements nécessaires pour que les bureaux restent d’actualité et soient adaptés à leur époque », précise Loren Bergmann.

Pour les bailleurs, qui tâchent de garder leurs locaux occupés et d’attirer de nouveaux locataires, la polyvalence sera leur nouvel atout pour affronter la concurrence. « La polyvalence sera sans doute la prochaine infrastructure la plus recherchée, affirme Lisa Fulford-Roy. Cette infrastructure pourrait prendre la forme de salons communaux dans les immeubles de bureaux ou dans les baux qui permettront plus facilement de se développer ou d’évoluer dans un portefeuille. La polyvalence viendra différencier les immeubles physiques et les fournisseurs de services immobiliers. »

Les Étapes de l’existence sont ce qui faÇonne le plus les prÉfÉrences

À un niveau plus philosophique, Lisa Fulford-Roy fait observer que la structure du travail hybride sera modelée par les préférences des employés selon l’étape où ils se situent dans leur existence et leur maturité professionnelle.

« Dans les dernières années, on considérait que l’effectif regroupait deux camps : celui des technophiles et celui des autres, ce qu’on expliquait par la démographie générationnelle, déclaretelle. Les choses ont vite changé : aujourd’hui, nous avons tous goûté au télétravail, et la technophilie n’est plus une caractéristique distinctive. À notre avis, l’étape de l’existence a une incidence énorme sur les préférences exprimées pour le télétravail et pour sa fréquence. Les employeurs doivent s’attendre à une évolution continue de la demande et adopter une solution flexible et agile, qui répond aux préférences des employés dans tout le cycle de leur évolution professionnelle. »

Par exemple, il se pourrait que quelqu’un qui a de jeunes enfants à la maison souhaite moins séparer sa vie professionnelle et sa vie personnelle. Dans le même temps, les ménages dont les enfants ont quitté la maison et qui ont une plus vaste expérience et un réseau professionnel établi préféreront sans doute travailler à la maison quelques jours par semaine. Cependant, les employés célibataires qui vivent seuls dans un petit logement en copropriété et qui n’ont guère d’espace pour travailler voudront probablement se rendre au bureau la plupart du temps, pour bâtir leur carrière et nouer des réseaux de contacts.

Même si les employés seront plus autonomisés que jamais — 73 % des entreprises sondées par CBRE ont affirmé qu’elles s’attendaient à ce que les employés aient un plus vaste choix dans les jours et les lieux de travail —, Loren Bergmann précise que les entreprises devront repenser leurs activités pour s’assurer qu’elles obtiennent les résultats qu’il leur faut pour les clients et qu’elles préservent la culture absolument essentielle à leur réussite à long terme.

« La plupart des entreprises peuvent adopter le modèle hybride, et certains de leurs employés sont en télétravail pendant une partie de leur emploi du temps, indiquetelle. Il se pourrait que la demande de télétravail soit une question épineuse à résoudre pour les employeurs comme pour les employés. Or, du point de vue des locaux et de leur aménagement, il existe des moyens de bâtir des milieux de travail qui répondent aux besoins de chacun. »

Lisa Fulford-Roy ajoute que « Pour les dirigeants, tout l’art consistera à établir un équilibre harmonieux pour préserver la culture, l’innovation et les équipes très performantes. Ce que les dirigeants priorisent — qu’il s’agisse de l’innovation ou de la baisse des coûts — est vraiment propre à chaque entreprise. Il s’agit de savoir ce qu’ils valorisent et ce qu’ils souhaitent mesurer à terme. C’est ce qui va éclairer leurs décisions. L’avenir du bureau sera constitué d’un ensemble de solutions sur mesure. »